In English4. Implementera internt och externt
När företaget har beslutat hur arbetet med hållbarhet ska utföras och upprättat en uppförandekod, ska detta implementeras och kontrolleras både internt och externt.
En huvudregel för att få genomslag med hållbarhetsarbetet är att företaget är transparent och öppet gentemot sina intressenter.
Implementera internt
Företagets uppförandekod ska kommuniceras till medarbetare så att de förstår hur koden påverkar det dagliga arbetet.
Uppförandekoden ska vara lättillgänglig och alla måste vara medvetna om konsekvenserna om företaget och dess medarbetare inte följer den. I vissa fall kan det vara nödvändigt med en skriftlig försäkran från medarbetarna om att de lovar att leva upp till företagets uppförandekod.
Internutbildning om företagets värdegrunder och uppförandekod bör hållas regelbundet. Genom att lyfta fram olika dilemman och diskutera hur företaget har agerat och bör agera i konkreta situationer, engageras medarbetarna och kan lättare applicera koden i det dagliga arbetet. Utbildningen bör samla medarbetarna på plats och vara interaktiv för att integrera koden i den gemensamma företagskulturen. Om webbaserad utbildning är enda alternativet, rekommenderas en efterföljande diskussion eller workshop. Se även till att samarbeta mellan olika avdelningar så att alla drar nytta av varandras erfarenheter och reflektioner.
Ett konstruktivt sätt att uppmuntra medarbetarna är att inkludera företagets hållbarhetsmål i utvecklingssamtalen. Genom att sätta individuella mätbara mål relaterade till företagets hållbarhetsarbete förankrar ni strategin i organisationen och det går att följa upp och premiera individuella insatser. Detta kan exempelvis gälla val av transportsätt vid affärsresor.
Kontrollera internt
För att garantera att hållbarhetsarbetet får genomslag i hela organisationen och att anställda och ledning arbetar mot att uppnå de mål som satts upp, bör företaget ha en kontrollfunktion, det vill säga ett strukturerat system för internrevisioner och att medarbetarna uppmanas att rapportera missförhållanden.
Beroende på hur stort företaget är kan det vara fördelaktigt med en visselblåsarfunktion. Det kan förekomma fall då medarbetarna inte kan eller vill rapportera missförhållanden till närmaste chef. Den svenska öppenheten och acceptansen för kritik är också ganska unik ur ett internationellt perspektiv. På många utlandsmarknader kan en funktion där medarbetarna har möjlighet att rapportera anonymt eller under sekretess vara ett fungerande alternativ. Visselblåsarfunktionen kan även användas av externa parter som upptäcker missförhållanden hos företaget.
Införs en sådan funktion måste företaget ha tydliga riktlinjer kring sekretess och skydd av visselblåsaren. 2017 trädde en ny lag om särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden i kraft. Lagen är till för att skydda arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet. Mer information om lagen hittar ni i Svensk författningssamling 2016:749.
Implementera i leverantörsledet
För att lyckas med hållbarhetsarbetet är det viktigt att det omfattar och genomsyrar hela värdekedjan det vill säga även leverantörer och underleverantörer. Ofta befinner sig leverantörer och underleverantörer i länder långt borta och de kan vara svårt att kontrollera hur de bedriver sin verksamhet. Det är därför viktigt att redan i början av samarbetet få leverantören att förstå företagets policy, vilka förväntningar som ställs på dem och varför.
Implementeringsprocessen är en kontinuerlig process och hållbarhetsfrågorna ska vara en naturlig del i samarbetet med externa intressenter. Nedan följer exempel på hur företaget kan implementera sitt hållbarhetsarbete hos leverantörerna och därmed öka chanserna till ett hållbart leverantörsled:
Gör en företagsbesiktning, due diligence
När ni väljer leverantör är det viktigt att ni gör en företagsbesiktning, på engelska kallad due diligence. Genom att besikta leverantören kan ni identifiera risker, både risker i landet men även risker med just den potentiella leverantören utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Saknar man kompetens på detta internt kan man ta hjälp av en extern konsult, antingen en som arbetar lokalt på den marknaden eller en konsult med säte i Sverige. Vissa av Business Swedens lokala utlandskontor kan hjälpa till att förmedla dessa kontakter.
Se till att hållbarhetsvillkor finns med i avtalet
När ni upprättar ett avtal är det viktigt att alla väsentliga hållbarhetsvillkor finns med i det skriftliga avtalet och att leverantören förstår innebörden. Om ni vill att leverantören ska följa företagets uppförandekod fullt ut bör den finnas med i avtalet.
Avtalet bör även innehålla information om hur ni ska kontrollera att leverantören uppfyller sina åtaganden och vilka åtgärder ni kan vidta om leverantören inte lever upp till dem. Därutöver bör avtalet innehålla villkor om leverantörens skyldighet att kontrollera underleverantörer.
Utbilda leverantören
Om leverantören saknar erfarenhet och kunskap bör ni utbilda och upplysa leverantören om varför hållbarhetsfrågorna är viktiga samt vad som gäller enligt lag och internationella konventioner och riktlinjer.
Ha en nära dialog
Det bästa sättet för att lyckas långsiktigt med hållbarhet i leverantörsleden är att samarbeta och ha en nära dialog med leverantörerna. Genom att utbilda och dela med sig av varandras problem och erfarenheter kan ni tillsammans utveckla och förbättra processer och riktlinjer.
I många kulturer, exempelvis den kinesiska och indiska, kan det finnas en ovilja till att visa på och diskutera problem. För att kunna åstadkomma förändring är det viktigt att kommunicera att hållbarhet är en gemensam förändringsprocess, och att ni föredrar att känna till problemen än lever i ovisshet om dem.
Begränsat inflytande över leverantör
Som litet företag med begränsat inflytande kan det vara svårt att få leverantören att ändra sina rutiner och arbeta enligt internationella riktlinjer. I dessa fall kan en fungerande strategi vara att samarbeta med andra företag med samma leverantör och ta hjälp av olika organisationer och NGO:s för att öka inflytandet över regionala beslutsfattare och industrikluster.
NGO:s fungerar ofta som en bro mellan civilsamhället och myndigheter. De har ofta mer sakkunskap om lokala omständigheter än myndigheterna och är avsevärt bättre på att informera, och kan vara en konstruktiv partner för att få gehör om utmaningar gällande hållbarhet. Exempel på organisationer hittar ni under respektive område, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, antikorruption samt miljö.
Kontrollera leverantörsledet
För att garantera att leverantörerna lever upp till era krav och förväntningar behöver de kontrolleras regelbundet. Detta kan göras på olika sätt och omfattningen kan variera beroende på hur långt ni vill gå för att försäkra er om att det inte förekommer missförhållanden. Nedan följer exempel på olika sätt att kontrollera leverantörerna:
Självuppskattning (Self assessment)
Be leverantören att göra en självuppskattning av sitt hållbarhetsarbete. Risken med självuppskattning är att den inte alltid stämmer överens med verkligheten. Ett exempel på självuppskattningsverktyg som riktar sig till företag är The Global Compact Self Assessment Tool.
Förannonserade revisioner (audits)
Ni kan själv eller genom extern part göra ett besök, så kallad revision (audit) hos leverantören. Kontrollen ska ske under strukturerade förhållanden och utföras av erfarna personer. Business Swedens lokala kontor kan i vissa fall hjälpa ert företag att hitta en lokal rekommenderad revisor. Revisionen kan innefatta medarbetarnas ålder, arbetsvillkor, arbetsmiljö och säkerhet etc. Om missförhållanden upptäcks måste företaget ha en åtgärdsplan för dessa. Läs mer i steg 5.
Oanmälda revisioner (audits)
Ni kan själv eller genom extern part göra ett oanmält besök hos leverantören, förutsatt att ni har tillåtelse att göra sådana. Fördelarna är att leverantören förhoppningsvis inte har haft möjlighet att utföra ”kosmetiska justeringar” precis innan visning, exempelvis provisoriska säkerhetslösningar. Om missförhållanden upptäcks måste företaget ha en åtgärdsplan för dessa. Läs mer i steg 5.